Orçamentos sem resposta? Como fazer seguimento sem parecer chato
Por Simão Oliveira ·
Resposta rápida
Responde ao pedido de orçamento o mais depressa possível, envia um orçamento claro com preço, prazo e próximo passo, e combina logo quando voltas a falar. Se não houver resposta, manda uma mensagem 2 a 3 dias depois, outra ao fim de uma semana e uma última ao fim de duas semanas. Aponta tudo numa lista simples.
Envias o orçamento, o cliente diz “depois digo alguma coisa”… e desaparece. Nunca mais diz nada.
Isto acontece a quase todos os negócios de serviços: obras, pinturas, clínicas, fotógrafos, oficinas. E muitas vezes o problema não é o preço. É que ninguém voltou a falar com o cliente.
Numa empresa de pinturas e remodelações com quem trabalho, duas das primeiras coisas que mudámos foram exatamente estas: responder depressa aos contactos e fazer seguimento dos orçamentos. Não precisas de nenhum programa caro para começar.
1. Responde depressa ao primeiro contacto
Quem pede um orçamento muitas vezes pede a mais do que uma empresa ao mesmo tempo. Quem responde primeiro tem vantagem, porque é com essa pessoa que o cliente começa a conversa.
Se não podes responder logo (estás numa obra, numa consulta), manda pelo menos uma mensagem curta:
Olá Sofia, obrigado pelo contacto! Estou numa obra agora, mas ligo-lhe hoje até às 18h para falarmos do orçamento.
E depois cumpre.
2. Envia um orçamento fácil de perceber
Um orçamento confuso fica “para ver depois”. Na prática, deve ter:
- o que está incluído (e o que não está);
- o preço, com ou sem IVA, bem claro;
- o prazo para começar e para acabar;
- até quando o orçamento é válido;
- o próximo passo: “Para avançar, basta responder a esta mensagem.”
3. Combina logo quando voltas a falar
No fim da conversa ou da mensagem com o orçamento, combina uma data:
Vou enviar-lhe o orçamento hoje. Posso ligar-lhe na quinta-feira para tirar alguma dúvida?
Assim o seguimento já não é uma surpresa: é o que ficou combinado.
4. Faz seguimento (pelo menos duas vezes)
Se não houver resposta, não desistas à primeira. Um ritmo simples:
- 2 a 3 dias depois: uma mensagem curta a perguntar se há dúvidas.
- Uma semana depois: uma segunda mensagem, a facilitar a decisão.
- Duas semanas depois: uma última mensagem, a fechar o assunto com simpatia.
Mensagens prontas a adaptar:
Olá Sofia, tudo bem? Enviei-lhe o orçamento da pintura na terça. Ficou alguma dúvida que eu possa esclarecer?
Olá Sofia! Só para saber se ainda faz sentido avançarmos com a pintura. Se quiser, posso ajustar alguma coisa no orçamento ou na data.
Olá Sofia, não quero estar a incomodar. Vou assumir que, para já, não vai avançar. Se mudar de ideias, é só dizer. Obrigado pelo contacto!
A última mensagem é a que mais gente tem vergonha de mandar, e é muitas vezes a que tem resposta. Ou a pessoa avança, ou diz-te porquê não. As duas respostas são úteis.
5. Organiza tudo numa lista simples
Não precisas de um CRM (um programa para gerir clientes) para começar. Uma folha de cálculo no telemóvel ou no computador chega, com estas colunas:
| Cliente | Contacto | Pedido | Data do orçamento | Valor | Estado | Próximo passo (e quando) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sofia | 91… | Pintura sala | 14/10 | (valor) | Enviado | Ligar quinta 17/10 |
Os estados podem ser só quatro: Novo, Orçamento enviado, Aceite, Perdido.
Uma vez por semana, abre a lista e vê quem está à espera de um seguimento teu.
Uma nota importante: são dados pessoais dos teus clientes. Guarda a lista num sítio protegido (com palavra-passe), usa os contactos só para o pedido de orçamento e apaga o que já não precisas. A CNPD tem informação sobre as regras do RGPD para empresas.
Quando o cliente responder, também é boa altura para lhe pedires uma avaliação no Google depois do trabalho feito. Explico como responder a essas avaliações em Como responder a avaliações no Google.
6. Quando dizem que não, pergunta porquê
Com educação e sem insistir:
Obrigado por me dizer! Só para eu melhorar: foi pelo preço, pelo prazo ou por outra razão?
Com o tempo, estas respostas mostram-te o que tens de mudar: o preço, a forma de apresentar o orçamento, o prazo ou o tipo de cliente que estás a atrair.
Resumo
- Responde depressa, mesmo que seja só para dizer quando respondes.
- Orçamento claro, com prazo e próximo passo.
- Combina logo a data do seguimento.
- Faz pelo menos duas mensagens de seguimento.
- Guarda tudo numa lista simples.
- Quando dizem que não, pergunta porquê.
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Perguntas frequentes
Quantas vezes devo fazer seguimento de um orçamento?
Pelo menos duas vezes, e uma terceira mensagem final para fechar o assunto. Um ritmo simples é 2 a 3 dias, uma semana e duas semanas depois de enviares o orçamento.
Que mensagem envio a um cliente que desapareceu?
Uma mensagem curta e simpática a perguntar se ficou alguma dúvida, sem pressão. Se continuar sem resposta, uma última mensagem a dizer que assumes que, para já, não vai avançar, e que estás disponível se mudar de ideias.
Preciso de um CRM para acompanhar os orçamentos?
Não para começar. Uma folha de cálculo com o cliente, o contacto, a data do orçamento, o estado e o próximo passo chega. Um CRM só compensa quando tens muitos pedidos ao mesmo tempo.
